Risico analyse bij uitbesteding / outsourcing ICT

Inhoudsopgave:

1. Risico Analyse tegen een vaste prijs op basis van de ISPL-methodiek
2. Vertrekpunt outsourcing helder maken
3. Het assessment risico analyse outsourcing
4. De randvoorwaarden voor de outsourcing ISPL risico workshops
   
   

Risico Analyse tegen een vaste prijs op basis van de ISPL-methodiek

Elke uitbesteding is uniek. Elke klant is uniek. Elke leverancier is uniek. Outsourcing van ICT-diensten heeft bovendien een enorme impact op de organisatie. Outsourcingstrajecten worden echter vaak op basis van ‘gevoel’ gemanaged. Geen wonder dat ca. 50% van de outsourcingsdeals mislukt of niet tot de gewenste resultaten leidt. VPSO outsourcing partners hebben diverse Nederlandse ondernemingen begeleid bij het realiseren van outsourcing of het optimaliseren daarvan, bijvoorbeeld op basis van een audit. ISPL, een raamwerk van ‘best practices’, specifiek gericht op de uitbesteding van ICT-diensten (beheer en projecten) vormt hierbij de basis. Specifiek voor die situatie- en risico-analyse is het assessment ‘Risico Analyse’ ontworpen. De assessment is bedoeld om inzicht te verkrijgen in alle situationele factoren en daaraan verbonden risico’s, om vervolgens risico’s te elimineren en/of risicobeheersende maatregelen te treffen. Deze assessment is toepasbaar in een situatie dat outsourcing wordt overwogen of dat outsourcing niet de gewenste resultaten oplevert. Uiteraard geeft de assessement ook inzichten om een lopende outsourcingssituatie te evalueren.

Op basis van 20 jaar ervaring met ISPL best practices kan worden gesteld dat deze risico analyse 95% van de risico’s in beeld brengt.

Vertrekpunt outsourcing helder maken

Bij outsourcing spelen diverse factoren een rol. Ten eerste het definiëren van ‘wat’ er wordt uitbesteed: het beheer van (delen van) de ICT of een project. Ten tweede de concrete resultaten die worden verwacht en welke leverancier deze ‘het beste’ kan leveren. Ten derde de strategie en planning van het outsourcingstraject. Ten vierde het beheersen van een operationele outsourcingssituatie.
ISPL kan een outsourcingstraject, ook tijdens de operationele fase, op een volledig beheerste wijze laten verlopen.

Centraal in ISPL staat een situatie- en risico-analyse. Hiermee wordt de basis gelegd om risico’s te beheersen en het succes van outsourcing te borgen.

De situatie-analyse analyseert situationele factoren die risico’s voor een succesvol project of adequaat beheer kunnen initiëren:

• factoren in de klant-organisatie
• factoren in de leveranciers-organisatie
• factoren gerelateerd aan het gewenste resultaat (op te leveren systeem of beheersituatie)

In de risico-analyse worden:

• de risico’s als gevolg van de situationele factoren geanalyseerd
• kritieke risico’s (i.c. risico’s met een grote kans en/of grote impact) onderkend
• risico-beheersende maatregelen vastgesteld

De assessment levert middels de workshop een helder vertrekpunt om de risico’s verbonden aan outsourcing te beheersen. Enerzijds wordt inzicht verkregen in de factoren die de risico’s initiëren, anderzijds de kans en impact van risico’s. Vervolgens kunnen op basis van de verkregen inzichten maatregelen worden getroffen.

Het assessment risico analyse outsourcing

De assessment ‘Risico Analyse’ is gebaseerd op de volgende 5 stappen:

• Vaststellen van het doel van de assessement
• De voorbereiding
• Een workshop met terzake kundige deelnemers van de opdrachtgever en onder leiding van ervaren consultants
• Analyse van de verkregen resultaten
• Rapportage

De assessment wordt inhoudelijk afgestemd op het gedefinieerde doel en maakt gebruik van de bewezen situatie- en risico-analyse methodiek van ISPL.

Doel

In deze fase worden de doelen vastgesteld voor de assessement. De assessment kan plaatsvinden zowel tijdens de voorbereiding op outsourcing, tijdens de tender/offertefase, maar ook tijdens de operationele outsourcingsfase. Mogelijke doelen van de assessment kunnen zijn:

• De basis leggen voor een beheerste en succesvolle outsourcing
• Het nemen van concrete maatregelen om risico’s bij outsourcing te elimineren of te beheersen
• Het evalueren van het aanbod (de offerte) van een leverancier
• De verbetering van de samenwerking tussen klant en leverancier

Voorbereiding

In deze fase wordt de status van de uitbesteding geanalyseerd om de assessment zo succesvol als mogelijk te laten verlopen.

• Inlezen in situatie;
• Bepalen opzet, agenda en planning van de Assessment;
• Op maat maken van te gebruiken formulieren als leidraad voor het Assessment;
• Bepalen huidige en gewenste situatie voor wat betreft de aanbesteding.
• Bepalen relevante vragen en stellingen ten behoeve van het uitvoeren van de situatie- en risico-analyse.
• Bepalen en uitnodigen deelnemers workshop;

Workshop

In een tweedaagse workshop wordt een situatie- en risico-analyse uitgevoerd door medewerkers van de klant en onder begeleiding van consultants van VPSO. De workshop wordt op basis van het doel van de assessment en de voorbereiding volledig toegesneden op het voorliggende vraagstuk.

De workshop wordt begeleid door twee consultants, waarbij een optreedt als moderator en de ander kritische vragen stelt en zorgt voor de verslaglegging.

Uitwerking

Op basis van de situatie- en risico-analyse worden aanbevelingen en risicobeheersende maatregelen uitgewerkt. Daarnaast wordt, afhankelijk van de vraagstelling, ook een outsourcingsstrategie en beslispunten planning uitgewerkt.

Rapportage o.b.v. ISPL

Op basis van de uitkomsten van de workshop wordt een management rapportage opgesteld. Hierin worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen verwoord.
Daarnaast kan deze rapportage mondeling worden toegelicht aan opdrachtgever en directie.

De randvoorwaarden voor de outsourcing ISPL risico workshops

De workshop wordt begeleid door ervaren consultants en trainers met hands on-ervaring met outsourcing, ISPL en workshops.

Kosten

€ 14.000 excl. BTW

Materiaal

VPSO zorgt voor al het materiaal dat in de workshop wordt gebruikt.

Business case

Als business case dient uw eigen outsourcingssituatie.

Doelgroep

De workshop is bedoeld voor de stakeholders en beslissers binnen een outsourcingstraject, zoals business-management, ICT-management, en beheerders.

Voorkennis

Voorkennis op het gebied van ISPL is niet noodzakelijk. De trainer en consultant fungeren als moderator en leiden de deelnemers door de methodiek. Indien gewenst kan additioneel een ISPL Awareness training van één dagdeel worden verzorgd.

Wilt u meer informatie over de assessment door VPSO, dan kunt u contact opnemen met VPSO bv 088-0105650 of mail info@vpso.nl.