Tijdens het implementeren van een nieuw ERP systeem kunnen oneindig veel dingen mis gaan. Een succesvolle implementatie hangt niet alleen af van de selectie van de juiste toepassing, maar juist van de kwaliteit van de communicatie tussen u en uw implementatiepartner.
Enkele van de meest rampzalige ERP implementaties waarover u leest in het nieuws – degenen die bijvoorbeeld publiekelijk bedrijven de schuld geven voor hun slechte financiële prestaties – kunnen worden toegeschreven aan de complexiteit van het product dat wordt geïmplementeerd of een gebrek aan kennis en ervaring van de betrokken implementatiepartner.
Veelal blijkt het succes van de implementatie af te hangen van de klantorganisatie en de project management capaciteiten van de implementatiepartner. De betrokkenen aan de klantzijde hebben vaak een uitdagende functie, omdat ze nooit eerder bij een implementatie betrokken zijn geweest. Aan de andere kant zou uw implementatiepartner ervaren en professioneel moeten zijn maar ook hier komen misstappen voor.
In veel whitepapers en adviesdocumenten worden de ‘best practices’ die leiden tot succes breed uitgemeten. Maar even belangrijk is het begrip van veel voorkomende fouten, om deze vervolgens te voorkomen. Problemen tijdens een ERP implementatie zijn nooit opzettelijk. In deze whitepaper gaan we in op de vier meest voorkomende fouten tijdens een ERP implementatie die kunnen worden vermeden om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Veel voorkomende ERP implementatie valkuilen
Er zijn twee veel voorkomende valkuilen waar organisaties blind in vallen bij een ERP-implementatie. Eén daarvan is de implementatie tegelijkertijd doen op meerdere vestigingen. Sommige implementatiepartners pleiten voor “the big bang” en moedigen u aan om met uw gehele organisatie en meerdere vestigingen tegelijkertijd live te gaan. Vaak is dit veel meer dan uw organisatie aan kan. In veel gevallen is het beter om met de applicatie op één of twee afdelingen of bedrijfsonderdelen live te gaan. Hierdoor kan zowel uw bedrijf als de implementatiepartner eventuele fouten herstellen of verbeteringen doorvoeren, zonder dat daar uw hele organisatie mee wordt belast.
De andere valkuil is om gelijktijdig met de implementatie grote veranderingen aan te brengen in uw organisatiestructuur. Bij de keuze voor uw ERP pakket kiest u namelijk niet alleen voor een nieuwe of andere technologie, maar ook voor efficiency verbeteringen. In veel gevallen gaan uw mensen het systeem anders gebruiken of simpelweg andere dingen doen dan degene dat momenteel tot hun takenpakket behoort. Enerzijds omdat dit tot op heden geen deel uitmaakte van uw bedrijfscultuur of anderzijds niet werd ondersteund door uw oude systeem.
Om zoveel mogelijk verstoringen als gevolg van verandering te voorkomen is het zinvol te kiezen voor een geleidelijke aanpak. Kijk daarom bij de initiële implementatie goed naar de nieuwe functionaliteiten en bespreek met uw implementatiepartner of het niet zorgt voor een te grote belasting. Soms kunt u beter live gaan met de functionaliteiten die u al gewend bent in uw oude systeem om vervolgens, als iedereen gewend en vertrouwd is geraakt met het systeem, extra add-ons en functionaliteiten toe te voegen.
Het onderschatten van het strategisch belang van een ERP implementatie
Het onderschatten van de verschillende manieren waarop een ERP implementatie van strategisch belang is voor uw bedrijf, kan een aantal problemen veroorzaken. De meest voorkomende fout is de toewijzing van het verkeerde type persoon aan het implementatieteam.
Sommige bedrijven zijn terughoudend om hun meest waardevolle mensen maandenlang toe te wijzen aan het implementatieproces. In plaats daarvan kiezen ze voor de junior werknemers. Dit kan problemen veroorzaken. Jongere, minder ervaren werknemers van uw bedrijf hebben vaak een uitstekende beheersing van hun eigen baan. Maar ontbreekt het ze aan inzicht in de strategische doelstellingen van uw bedrijf of de bedrijfsvoering als geheel.
Een andere veel voorkomende fout is het team te zwaar laden met C-level managers en directieleden. Deze ervaren spelers hebben een uitstekend begrip van waar uw bedrijf vandaag de dag staat en waar het naar toe moet gaan. Hun buy-in is dan ook essentieel voor het project. Echter ontbreekt het vaak aan kennis van specifieke processen en activiteiten die worden gebruikt binnen uw bedrijf. Als het gaat om het precies bespreken van hoe dingen vandaag de dag worden gedaan binnen uw bedrijf, is het wenselijk dat dit op een zo goed mogelijke manier wordt meegenomen in het implementatietraject.
Wie hoort dus in het implementatieteam? Kies voor middle managers; de belangrijkste gebruikers van de software en met uitgebreide kennis van zowel de strategie van uw onderneming als van de gedetailleerde processen. Zij moeten de bevoegdheid krijgen om beslissingen met betrekking tot de implementatie te maken met noodzakelijke C-level buy-in en ondersteuning. Tevens met de verantwoordelijkheid om te bepalen hoe de applicatie op lange termijn zal worden ingezet om uw bedrijf te ondersteunen.
Een andere fout waardoor het strategische belang wordt onderschat is het samenstellen van het juiste team, maar ze vervolgens geen tijd geven om mee te werken aan de implementatie. Zodra het team wordt gekozen is het essentieel om ervoor te zorgen dat hun reguliere banen (deels) worden opgevuld. Hierdoor krijgen ze de tijd om zich te concentreren op de implementatie. In veel gevallen wordt iemand toegewezen aan een implementatieteam en krijgen ze daarnaast te horen dat ze ook hun eigen werk volledig moeten blijven doen. Dit is geen haalbare situatie en zal ten koste gaan van het implementatietraject. Het zal ofwel tot stilstand komen of worden gedwongen om met minder middelen en informatie verder te gaan. Veelal resulteert dit in meerdere problemen bij go-live.
Het nabouwen van uw oude bedrijfsprocessen in nieuwe software
Teveel veranderingen tegelijkertijd doen kan uw implementatie belemmeren, maar iedere verandering uit de weg gaan kan net zo schadelijk zijn.
De meeste mensen houden niet van verandering. Het idee dat ze de manier waarop ze altijd dingen hebben gedaan moeten loslaten, stoort hen. Als deze mensen deel uitmaken van uw implementatieteam kunnen ze in het project komen met hun eigen ideeën van ‘hoe het moet werken’, vaak gebaseerd op hoe het werkt in het oude systeem.
Vaak is het zinvol om met net voldoende nieuwe functionaliteit live te gaan om uw oude systeem te vervangen. Het risico hierbij is dat, door de weerstand tegen verandering, uw implementatie vanaf hier stil komt te staan. Belangrijke functionaliteiten van uw oude systeem kunnen door teamleden in stand worden gehouden. Vaak zijn deze onderbouwd met screenshots en specifieke knoppen die uw medewerkers terug willen zien. Deze mensen zijn terughoudend om afstand te doen van uw oude (legacy) systeem en leggen daarom nadruk op functies van uw oude systeem in plaats van nieuwe business requirements die uw organisatie daadwerkelijk toegevoegde waarde leveren. De talrijke aanpassingen aan uw nieuwe systeem, die nodig zijn om deze zoveel mogelijk te laten lijken op uw oude systeem, zijn vaak kostbaar en brengen veel onderhoudskosten met zich mee.
Het is dus van belang dat uw implementatiepartner de bedrijfsprocessen uit uw oude systeem begrijpt, maar nog veel belangrijker, begrijpt waarom deze bedrijfsprocessen zo lopen. Enerzijds zijn deze vragen nodig om erachter te komen of deze processen echt noodzakelijk zijn, anderzijds kan er advies worden uitgebracht over waar verbeteringen te behalen zijn.
Uw implementatiepartner moet dus goed begrijpen wat u doet en via welk bedrijfsproces. Hiermee kan hij uw nieuwe oplossing op de beste manier inrichten zonder ‘erfenissen’ uit uw oude systeem over te nemen. Sterker nog, in de meeste gevallen zal een nieuwe implementatie leiden tot iets andere bedrijfsprocessen, andere schermen en wellicht ook andere rapporten. De betrokken mensen bij de implementatie moeten dus in staat buiten de kaders te denken en te beseffen dat de schermen en knoppen niet hetzelfde hoeven te zijn als in uw oude systeem, maar dat het belangrijker is dat uw bedrijfsproces efficiënt verloopt. Het is aan uw implementatiepartner om te opteren voor een andere of nieuwe aanpak als een bedrijfsproces verbeterd kan worden. In sommige gevallen kan dit zelfs organisatorische veranderingen teweeg brengen waarna u in staat bent beter om efficiënter te werken. Kortom; met een te grote gehechtheid aan het verleden, is het moeilijk om een meer productieve en gestroomlijnde toekomst te realiseren!
Het belang van implementatietraining onderschatten
In de laatste fase van uw implementatietraject is het tijd om de oplossing uit te rollen in uw organisatie. Uw medewerkers gaan vanaf dit moment aan de slag met de oplossing. Gebruikersacceptatie en training is in deze fase cruciaal.
Begrijpen uw medewerkers hoe ze de nieuwe oplossing (het beste) kunnen gebruiken? De vierde en laatste veelgemaakte fout is dan ook dat organisaties vaak medewerkers zonder training met de nieuwe oplossing confronteren. De verleiding is namelijk groot om, door een budgetprobleem of onder druk van een strakke tijdlijn, het opleiden van medewerkers over te slaan.
Hoe intuïtief uw nieuwe systeem ook lijkt, er zijn altijd onduidelijkheden. In sommige gevallen komen uw medewerkers zelf een heel eind met het eigen maken van de nieuwe oplossing. Maar gebruiken zij deze dan wel op de manier zoals het is bedoeld? Grote kans dat werk omslachtiger wordt gedaan, wat ten koste gaat van de effectiviteit van uw medewerkers. Of dat er ‘slechte gewoontes’ insluipen in het gebruik van uw oplossing. Typische problemen die hieruit voortvloeien kosten vaak meer om achteraf op te lossen dan de initiële kosten waren voor het trainen vooraf.
Het trainen van uw medewerkers gaat niet alleen over de software, maar ook over uw ERP-strategie. De juiste training maakt uw medewerkers bekend met uw nieuwe systeem en verhoogt de gebruikersacceptatie. Maak van training dan ook geen sluitpost; maak het een onderdeel van uw implementatietraject.