ICT & IT kosten

Krijg grip op uw ICT en IT kosten

Het totale ICT budget van ondernemingen beloopt 2 tot 20% van het totale ondernemingsbudget. Rekent u maar even uit wat u op jaarbasis kunt ‘verdienen’ als daar 10 tot 20% of meer op bespaard wordt. De praktijk laat zien dat dit in veel gevallen mogelijk is. De realiteit laat helaas ook zien dat het zicht van de directies op deze volumes vertroebeld is door technische, politieke en andere oorzaken. Deze rookgordijnen maken het onmogelijk om grip te krijgen op uw ICT kosten, terwijl uw processen er meer en meer afhankelijk van worden.

Netwerkbeheer is complex

Hoe komt het dat er vaak een rookgordijn hangt om het thema ICT kosten? Een van de achterliggende oorzaken is dat de ICT functie door de jaren heen steeds belangrijker is geworden om de ‘business needs’ volledig door de operationele processen te laten ondersteunen. Helaas heeft de ICT organisatie meestal nog niet het stadium van rijpheid bereikt dat nodig is om helemaal de pas te houden met de snelle veranderingen aan de business kant. Daardoor ontstaat vaak de volgende onwenselijke situatie:

• Software applicaties die hun langste tijd gehad hebben maar toch nog mee moeten en waar veel dure inspanning in gestopt wordt om ze bruikbaar te houden,
• Service processen waar te veel mensen in betrokken zijn maar die niet datgene opleveren waar de afnemer op zit te wachten, waardoor dubbel werk, ruis en ontevredenheid ontstaan,
• IT beheer- en onderhoudscontracten die niet of verkeerd zijn opgesteld, etc.

Iedereen die in een flink aantal verschillende organisaties heeft meegemaakt hoe de ICT afdelingen veelal presteren, kan dit bevestigen.

ICT afdelingen zijn vaak aparte koninkrijkjes waar geregeerd wordt vanuit IT belang (hardware en software toepassingen zijn leidend) en niet vanuit het belang van het bedrijf als geheel. Daardoor is het kostenniveau via een sluipend proces van jaren soms geheel uit de hand gelopen. De weg terug lijkt voor sommige betrokkenen niet aantrekkelijk, maar is dat zeker wel vanuit het oogpunt van degenen die de eindverantwoordelijkheid dragen voor de totale onderneming.

Op resultaat afgerekend worden is iets wat niet goed ligt bij vele IT‘ers. ‘Sexy’ business applicaties en ‘geniale’ infrastructuren hebben meer aantrekkingskracht dan de business nuchter en zakelijk bedienen zodat er successen worden geboekt. Doordat ICT-ers vaak een technische achtergrond hebben en zich minder in de ‘menselijke waardenstroom’ verdiepen, mankeren in de communicatie vaak de benodigde ‘gebruiksaanwijzingen’.

Een andere reden is de complexiteit van het kostenbeeld. Dit bestaat uit vele componenten. Het vereist de nodige materiekennis, discipline en inspanning om alles zodanig bij te houden dat een waterdicht beeld ontstaat. U wilt immers inzicht per werkgebied maar ook over alle gebieden. Dit wilt u per dag, maand, kwartaal en jaar, zowel cumulatieve- als periodegegevens. En daar heeft u gelijk in.

Een van de dingen waar veel IT afdelingen nog niet goed in zijn is: doen wat je belooft/afspreekt (in plaats van geniale dingen doen…) Dit is iets waar u als directeur/leidinggevende veelvuldig uw neus aan stoot. Vooral als u uw afnemers moet teleurstellen doordat uw IT afdeling het even laten afweten op het verkeerde moment. Dit vormt aanleiding om ook eens de mogelijkheden van uitbesteding kritisch onder de loep te nemen.

Activity Based Costing

Als u IT kosten effectief wenst te analyseren, is het nodig de relatie tussen de toegevoegde waarde van diensten en kosten in kaart te brengen. Voor diensten zijn hiervoor de principes van Activity Based Costing toe te passen, oftewel de vaststelling welke waardeopoffering er precies plaatsvindt in het kader van een specifieke dienst/activiteit. Dit maakt het mogelijk om te vergelijken met marktprijzen van diensten/activiteiten die voor een vergelijkbaar gebruikersaantal en kwaliteitsniveau worden gevraagd.

Voor het bezit en exploitatie van hardware is het van belang de zgn. ‘Total cost of ownership’ (TCO) te berekenen. Hierdoor kunt u vergelijken met lease prijzen van dezelfde hardware volumes met dezelfde specificaties en de variant kiezen die bij uw situatie past.

Een voorbeeld: u berekent dat de TCO prijs per jaar per pc van uw totale ‘pc-park’ 2500,- euro bedraagt (op basis van afschrijving in 3 jaar) en een 3 jarig lease contract met overeenkomstige specificaties kost 1500,- euro per jaar. Wat doet u?

Inzicht IT kosten voor werkplek

Wel of niet doorbelasten is in dit kader ook een veelbesproken thema. U heeft het mogelijk al gemerkt: doorbelasten vormt een sterke impuls voor het kostenbewustzijn en kan daarom een grote stimulans zijn voor kostenbesparing.

Faciliteiten die gratis worden aangeboden verliezen in psychologisch opzicht aan waarde: het kost niets, dus degene die het aanbiedt zal er ook wel weinig voor hoeven doen…. is de – vaak onterechte – aanname. Wel is van belang om een ‘circus’ van details te vermijden bij doorbelasting. Op bureaucratie zit niemand te wachten.

Innovaties binnen ICT afdeling

Een belangrijke vraag is of u uw interne IT organisatie het best als cost center of het best als profit center kunt beschouwen.

Er is de afgelopen jaren meer en meer druk ontstaan op de interne ICT afdelingen om marktconforme diensten en dus ook marktconforme tarieven te hanteren. Een van de oorzaken is de weerstand die binnen organisaties ontstaat tegen gedwongen winkelnering bij de interne IT afdeling. Dit fenomeen gaat dan ook meer en meer tot het verleden behoren. Mogelijk is dit ook in uw organisatie al merkbaar. Hierdoor komen de mogelijkheden voor uitbesteden nadrukkelijker in beeld.

Eén van de voordelen van de costcenter benadering is dat uw kostbare management aandacht geheel op kostenoptimalisatie kan worden gericht. Op dit gebied is meestal concrete vooruitgang te boeken. Als nadeel is onder andere te noemen dat de ICT afdeling minder geprikkeld wordt om te innoveren.

De wildgroei aan projecten die in veel organisaties is aan te treffen, is ook vaak een verkapte manier om de exploitatiecijfers lager te laten lijken. Effectieve projecten kunnen niet lang duren. Er dienen er ook niet teveel tegelijk te worden opgestart, want dan ontstaat er roofbouw (dubbele claims) op de resources waaruit geput wordt. Dus waar men prat gaat op een scala van gelijktijdige verbetertrajecten is waakzaamheid geboden.

Ondernemen in IT diensten

De genoemde druk om marktconform te presteren prikkelt betrokkenen om niet alleen naar kostenoptimalisatie te streven maar ook de IT diensten met een ondernemersbril te bekijken. Dit houdt dus in dat u uw interne IT afdeling als een profit center wil exploiteren en afrekenen. Een van de voordelen is een maximale motivatie van leidinggevenden en medewerkers om ‘er voor te gaan’ . Een van de nadelen is dat interne ICT afdelingen er gezien het dienstenaanbod en ‘het interne spelersmateriaal’ veelal niet geschikt voor zijn.

Kanttekening is ook dat de keuze voor profit center pas zijn volle betekenis krijgt als er meer waar wordt geleverd voor minder geld in vergelijking tot andere aanbieders. Deze concurrentiekracht wordt het meest concreet bewezen wanneer de ICT diensten van de eigen ICT afdeling aan andere ondernemingen worden verkocht. Hiervoor zijn vaak onvoldoende mogelijkheden.

Dus of er uiteindelijk voor cost center of voor profit center gekozen wordt: hoe dan ook geldt dat het u geld kan opleveren als er meer concurrerend gewerkt wordt. Het vet moet er sowieso uit… Door toenemende transparantie van het totale marktaanbod en het rijper worden van IT dienstverlening in het algemeen is meer overzicht mogelijk. U kunt tegenwoordig beter vaststellen of een dienst te duur is en op welke manier dezelfde kwaliteit voor een lagere prijs kan worden ingekocht.

Voor zowel de profit- als de costcenter benadering is de volgende vertekenende factor een aandachtspunt: meestal wordt er in de interne ICT dienstverlening van de nodige inhuur gebruik gemaakt.

(Het woord ‘interne’ bestaat uit dezelfde letters als ‘interen’. Toeval?) Dit is heel gebruikelijk maar dan is het wel zaak om zorg te dragen voor de juiste inkoop en de juiste toerekening. In heel wat organisaties voeren externe ICT-ers reguliere ICT taken uit, terwijl ze ooit bijvoorbeeld als adviseur gestart zijn. Dan is het zaak om dit geen project kosten meer te noemen, maar deze kosten in de exploitatie mee te nemen.

Wees transparant over keuzes

In het voorgaande zijn een aantal pijnlijke gevolgen voorbijgekomen die het verhogen van de grip op ICT kosten noodzakelijk maken. Wat we zien:

• het geld stroomt uit uw handen,
• u als directeur/leidinggevende-, kunt niet bouwen op de dienstverlening op de momenten dat het er voor u commercieel op aan komt,
• u krijgt niet de juiste stuur- en verantwoordingsinformatie en
• als u hierover in contact gaat stuit u op een muur van arrogantie en onbegrip.

Voorlopige conclusie is dat er altijd eerst intern schoon schip gemaakt moet worden, voordat er onderbouwde, rationele besluiten kunnen worden genomen over de uitbestedingsvraag. Het werken aan transparantie blijkt in de praktijk een goede keuze te zijn, ongeacht de strategische keuzes die ten aanzien van het ICT beleid nog in een latere fase worden gemaakt. Juist ook omdat het een onderbouwing oplevert om de juiste keuzes te kunnen maken.

U zult het in de gesprekken met de ICT managers en leveranciers wellicht gemerkt hebben: de transparantie dient van twee kanten te komen. U dient heel goed te kunnen aangeven wat u precies verwacht van uw interne ICT leverancier. Dit lukt u waarschijnlijk niet zonder meer: hier is een specifieke materiekennis nodig waar logischerwijs lang niet elke (general) manager/directeur van huis uit over beschikt. Pas als de vraag goed is neergelegd, is vast te stellen of uw ICT leverancier er adequaat op reageert en of er een andere leverancier nog adequater op kan reageren (tegen lagere kosten).

Mogelijk bent u tot de conclusie bent gekomen dat het in ieder geval op de huidige wijze niet door kan gaan met het jaarlijks bijlappen en reanimeren van de uit de bocht gevlogen interne ICT diensten. In dat geval kunt u overwegen om deze materie eens grondig op een rijtje te zetten. Het daarbij inzetten van een in de praktijk bewezen methodiek is geen overbodige luxe.

Transparantie en kwaliteit bij IT en ICT

Transparantie neerzetten betekent:

• systematische gegevens verzamelen over alle componenten van de ICT dienstverlening en infrastructuur objectief benchmarken,
• per component op rationele gronden beslissen over uitbesteding.

Of het antwoord op de uitbestedingsvraag nu ‘ja’ of ‘nee’ is, het volgende blijft van levensbelang in het huidige economische getij:

• het transparant maken van de klantvraag,
• het afstemmen van het aanbod daarop en
• scherpe aansturing van de (interne of externe!) leverancier

Er is in korte tijd qua objectieve gegevens meer aan de oppervlakte te brengen dan u – omhuld door de hiervoor besproken rookgordijnen – op dit moment misschien vermoedt. ‘ What you measure is what you get’ gaat alleen op als iemand de stoute schoenen aantrekt om systematisch gegevens te verzamelen. Aan u de keus!

Voor vragen of informatie kunt u contact maken via het reactieformulier.