Privacy en controle van werknemers

Welke stappen doorlopen om te voldoen aan de regels?

Werkgevers verzamelen bewust en onbewust een grote hoeveelheid persoonsgegevens van hun personeel. De controle van werknemers is aan strenge regels gebonden, omdat werknemers recht hebben op privacy, ook op de werkvloer. Welke stappen moet u doorlopen om te voldoen aan deze regels?

1. Bepaal het doel waarvoor de controle nodig is

In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze verordening bevat dwingende regels voor organisaties die persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens zijn gegevens die ofwel direct over iemand gaan, ofwel naar deze persoon te herleiden zijn. De AVG schrijft voor dat het controleren van individuele werknemers alleen is toegestaan als hiervoor een gerechtvaardigd doel bestaat (art. 5 AVG). Controle kan nodig zijn om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst. Ook kan dit gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang van de werkgever.

Een gerechtvaardigd belang voor cameratoezicht kan bijvoorbeeld zijn dat de werkgever zijn eigendommen wil beschermen tegen diefstal of beschadiging. Of het bijhouden van een kilometerregistratie door een werknemer kan tot doel hebben dat de gereden kilometers kunnen worden doorberekend aan de klant.

2. Maak een belangenafweging

De AVG vereist dat het vastgestelde doel van de verwerking van de persoonsgegevens in verhouding moet staan tot de inbreuk op de privacy van de betrokkene. De werkgever moet dus een afweging maken of het gerechtvaardigd belang om te controleren zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemers.

Het vastgestelde doel hangt nauw samen met de belangenafweging. Als het doel van een trackingsysteem in de bedrijfsauto van een onderhoudsmonteur is gelegen in het feit dat de werkgever bij een oproep van een klant de dichtstbijzijnde werknemer naar de klant kan sturen, zal er vaak sprake zijn van groter belang van de werkgever in verhouding tot het belang van privacy van de werknemer. Maar is het enkele doel van de werkgever met het trackingsysteem om te controleren of de werknemer zich aan de overeengekomen arbeidsduur houdt, dan zal de belangenafweging waarschijnlijk niet in het voordeel van de werkgever uitpakken.

3. Stel vast of er geen minder vergaande controle mogelijk is

Met het enkel vaststellen van een gerechtvaardigd doel en een doorslaggevend belang bent u er nog niet. De AVG schrijft ook voor dat de werkgever altijd vooraf moet onderzoeken of er geen minder ingrijpende manier bestaat om het doel te bereiken. Zo kan een ongelimiteerde toegang van de werkgever tot de e-mails van de werknemer om te controleren of ze het verbod om e-mails te sturen met een discriminerende of onzedelijke inhoud hebben overtreden als te vergaand worden beschouwd. Een steekproefsgewijze controle of een controle, die pas plaatsvindt na een concrete aanwijzing van overtreding van het verbod zou in dat geval minder ingrijpend zijn.

4. Leg bij het invoeren van de controlemiddelen alle doorlopen stappen vast

De AVG stelt ten slotte als voorwaarde dat u transparant bent over de inzet van controlemiddelen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Feitelijk betekent dit dat de werkgever vooraf moet vastleggen wat het doel en het belang is van de controle en waarom deze maatregel passend is. De werknemer moet van deze overwegingen kennis kunnen nemen, bijvoorbeeld door het opnemen van de controlemaatregel en de bijbehorende overwegingen van het doel, belangenafweging en gepastheid van de maatregel in een personeelsreglement.

5. Is er een ondernemingsraad, vraag dan advies of instemming

Als de werkgever voornemens is om controlemaatregelen voor het personeel in te voeren, die een belangrijke technologische voorziening inhouden, kan het zijn dat de Ondernemingsraad (OR) eerst om advies gevraagd moet worden (art. 25 WOR). Worden er nieuwe regels ingevoerd om controle mogelijk te maken, waaraan het personeel is gebonden, dan dient de OR met deze nieuwe of te wijzigen regeling in te stemmen.

Artikel downloaden

Uw naam (verplicht)

Bedrijf (verplicht)

E-mailadres (verplicht)

Telefoonnummer (verplicht)

Meer weten over dit onderwerp? Kijk dan op https://www.newbaze.nl/