Vaak komen we bij organisaties die hun IT-afdeling ervaren als een remmende factor voor hun organisatie of nog erger: als een bureaucratische organisatie met –procedure gedreven mensen die meestal NEE zeggen en waarbij alles altijd eindeloos duurt. Waar komt dit nu door? En hoe ga je ermee om? Een klein artikeltje met wat bespiegelingen en een paar tips.
IT als plek in de organisatie
De mensen van IT hebben een moeilijke positie. Niemand in de organisatie snapt precies wat ze doen. Ze worden bedreigd van binnenuit: dit is nodig, dat is nodig, maar het moet steeds voor minder geld. IT-organisaties worden ook bedreigd van buitenaf: bijvoorbeeld door hackers. Hun primaire taakstelling is vaak echter zeer helder geformuleerd: alles moet stabiel blijven werken.
Dat stabiel blijven werken is geen sinecure. De gemiddelde IT-organisatie draait op meerdere software & hardware platformen van verschillende leveranciers. Die software wordt telkens geüpdate, waarbij leveranciers soms weinig rekening houden met software van anderen. Updaten moet, want anders ben je lek voor hackers. Update je te snel dan krijg je de kinderziekten mee van een bepaalde versie en wordt de boel onstabiel. Ook als je veranderingen (nieuwe software of maatwerk) doorvoert, gebeurt dat. Als dat gebeurt krijg je de hele organisatie over je heen en gaat je weekend naar de knoppen. IT’ers proberen dus vaak alles zo stabiel mogelijk houden. Ook kiezen ze vaak voor grote softwarepakketten. Niet omdat die goed werken (geen een zou ermee werken als het hun eigen bedrijf was), maar omdat er nog niemand ontslagen is omdat hij met pakketten van de bekende leveranciers werkt.
Het probleem wordt steeds erger
IT ‘ers zeggen dus vaak NEE tegen verandering. Als je als IT’er alleen wordt afgerekend als iets verkeerd gaat en je IT-collega’s niet blij zijn als je weer eens JA zegt en er ontstaat alsnog een probleem, dan blijft uiteindelijk alleen een bepaald type mens dat werk doen. Oftewel; het probleem wordt verder versterkt.
Onderkoning van de IT
Sommige IT’ers met een minder goede inborst leven in de veronderstelling dat de organisatie van HEN afhankelijk is, in plaats van andersom. Als zij namelijk ontslagen worden en niemand heeft goede documentatie of inzicht in de systemen, dan gaat de hele organisatie onderuit. Een mooie reden voor ontslagbescherming of opslag dus. Bovendien scheelt het veel tijd met documenteren. Ze zijn ineens de baas geworden over de directie in plaats van andersom: kennis is macht. Onze inschatting is dat zeker 50% van de middelgrote organisaties inmiddels een onderkoning van de IT heeft.
Spanningsveld tussen business & IT
De buitenkant van de organisatie ziet dat de wereld (en de eigen organisatie) snel verandert en wil daarop inspelen. Daar moeten dan dus ook de IT-systemen op worden aangepast. Je weet gewoon in het begin vaak niet wat je uiteindelijk nodig hebt, dus je moet ook een beetje experimenteren. Dan kom je echter weer uit bij de bureaucraten van IT. Maar gelukkig is er ook een andere oplossingsrichting: zelf maken in Excel of Access, een stukje open source software of zelfs een compleet externe cloud oplossing. Dan heb je de IT-afdeling niet meer nodig en kun je zelf uitproberen. Echter, die systemen worden vanzelf meer strategisch van belang en bevinden zich op een terrein waar geen beveiligingscontrole of IT-landschap of architectuur meer is. Zo ontstaan weer de grootst mogelijke beveiligingslekken en problemen als er iemand weggaat of er een bug in een systeem zit waar niemand vanaf weet. En o wee als IT er achter komt!
Ander soort architectuur voor kernsystemen
Een derde weg is te werken met een ander soort architectuur. Laat de kernsystemen voor wat ze zijn, maar definieer een meer flexibele laag eromheen. Die flexibele laag praat dan op specifieke punten met de inflexibele kernsystemen erachter. Wel een laag waarop IT mee mag kijken, maar waar in principe de business over beslist zolang het veilig is en de organisatie niet in gevaar brengt. Dan heb je de flexibiliteit van de business gecombineerd met de stabiliteit die nodig is voor de kernsystemen. Door dat met professionele software en partijen te doen, hou je de flexibele laag netjes. Gemodelleerde software zoals dat van Mendix zorgen ervoor dat het ook nog eens bijna foutloos werkt en voor iedereen 100% transparant is.
Betrek medewerkers bij probleemstelling van organisatie
Complimenteer de mensen als het een tijdje stabiel is, maar complimenteer ze nog meer als ze problemen hebben opgelost bij de introductie van nieuwe dingen. Betrek ze bij de probleemstelling van de organisatie in plaats van bij de oplossing, zodat ze zich onderdeel voelen van het geheel. Doe daarnaast audits regelmatig op documentatie, maar presenteer het als coaching. Zo hoe je het onafhankelijk van een individuele persoon of partij en leren de IT’ers in een veilige omgeving hoe ze steeds beter kunnen presteren.