Ketenintegratie

Productiviteit verhogen en marges verbeteren

Veel ondernemingen zien dat er op dit moment vanuit allerlei kanten aan ze wordt getrokken. De totale bestedingen zijn minder, investeringen worden uitgesteld of gespreid en ook branchevreemde partijen schuiven ineens aan. Ondanks voorspelde groei is het aanbod klein en de hoeveelheid geïnteresseerden groter. Iemand zal dus gekort worden op de marge en de partijen die in het midden of aan het begin zitten (MKB) staan het meest onder druk.

Meer concurrentiekracht ontwikkelen

Er is een groot aantal factoren/signalen die aangeven dat een onderzoek naar meer concurrentiekracht ontwikkelen interessant is. De belangrijkste zijn:

  • Marges nemen af en eisen worden groter, oftewel functie en positie in de keten komen in gedrang
    Grotere klanten krijgen grotere leveranciers en branchevreemde spelers treden toe. (Neem bijvoorbeeld verzekeraars die toetreden in de energiebranche met domotica en energiebesparende producten.) De macht van klanten en leveranciers neemt steeds meer toe o.a. door het wegvallen van de grenzen en de grote toenamen in het verzamelen van data, dat informatie toegankelijk maakt. De prijs/kwaliteit eis neemt toe en bedrijven worden gedwongen om maatregelen te nemen om de continuïteit van hun basisprocessen te waarborgen. Het is de kunst om de klant of leverancier te binden en te boeien.
  • Vraag naar kwaliteit en serviceverbetering neemt toe
    Concurreren op prijs heeft geen zin, maar de nadruk op kwaliteit, kennis en service neemt toe. U bent echter afhankelijk van uw leveranciers in de keten, om uw klanten uiteindelijk de service te kunnen leveren. Samenwerking en een gemeenschappelijk belang is vereist. Zo wordt de Coolblue service de standaard.
  • Kostenvoordelen behalen
    Binnen elke onderneming zijn een aantal processen die aan een nadere analyse moeten worden onderworpen. Gaat het nu om het bestellen van facilitaire producten via het internet, inzichtelijk maken van voorraadkosten, overzicht van uw lopende planning, het opstellen van productinformatie of het nauwkeurig bekijken van de verschillende prijsstrategieën (wat kost een klant en wat levert hij na aftrek van alle kortingen op), er is altijd een aantal direct te realiseren kostenvoordelen te behalen.

De centrale vraag is: Waarom willen verschillende concurrerende partijen in de keten samenwerken?

Door op een simpele manier in kaart te brengen wat het belang in termen van marge, kwaliteit & service en besparingen van de verschillende leveranciers en klanten in de keten zijn, is het mogelijk om snel de focus van alle spelers vast te stellen. Vaak vormen negatieve ervaringen de basis, maar door objectief aan de ene kant de kernactiviteiten/kennis/ specialisaties te definiëren en aan de andere kant de belangen en opbrengsten, ontstaat er een optimaal scenario met rolverdelingen.

Aannemen van een volgerstrategie

Er zit echter ook een maar in het verhaal, want iedere onderneming onderscheidt zich van een ander door unieke core competences. Indien u nummer 10 bent in de markt, zult u minder keuze/macht hebben en veelal gedwongen worden tot het aannemen van een volgerstrategie en het invoeren van praktisch te implementeren voordelen op prijs, kwaliteit en kosten, met een scherp oog voor ontwikkeling van concurrentiekracht.

De top 5 en niche spelers daarentegen hebben meer opties en zullen op zoek moeten gaan naar blauwdrukken met projectendefiniëringen, waarmee ze gefundeerd beslissingen kunnen nemen die leiden tot marktvoordelen met een ROI van 3-12 maanden. Binnen deze projecten zullen de uitgangspunten van genoemde spelers niet wezenlijk verschillen met die van het MKB.

Interne structuur en grotere externe belangen maken het geheel hier natuurlijk aanzienlijk complexer. Zie ook het artikel: Supply chain management strategie niet alleen richten op lage kosten.

Praktijkvoorbeelden die snel resultaat boeken

Een snelle daadkrachtige analyse, die gebaseerd is op praktijkvoordelen kan snel resultaat boeken. Er zijn online tal van diensten beschikbaar, die u veel tijd, besparingen en klanttevredenheid kunnen opleveren. Het enige nadeel is dat het achterhalen van deze voordelen vaak tijdsintensief is en de verandering van werkwijze gestructureerd moet plaatsvinden.

Scannen en OCR herkenning

Tip 1: Ga na welke processen onnodig veel tijd kosten en waar u uzelf aan ergert. Processen die iedereen klakkeloos doet, maar waar nooit is gekeken naar de efficiëntste oplossing, kunnen u veel margewinst opleveren. Scannen en OCR herkenning kan vaak al snel besparing in tijd en geld opleveren en heeft voor de klant ook weer voordelen gezien vanuit administratieve verwerking.

Toeleveranciers zijn vervangbaar

Tip 2: Breng in kaart welke producten regelmatig vervangen moeten worden en bekijk eens een aantal alternatieven online. Er zijn tal van aanbieders die goedkoop facilitaire/homogene producten leveren. Vandaag besteld is, vaak gratis, morgen in huis. Daarbij is het mogelijk om het gehele proces online te volgen.

Onderhandel doelgericht

Tip 3: Selecteer de leverancier die het beste bij u past en die naar uw mening de beste service geeft. Laat uzelf uitgebreid informeren door deze leverancier. Ga vervolgens met de lijst van aandachtspunten rondkijken naar eventuele goedkopere alternatieven. Koppel de prijs weer terug met de leverancier, die eigenlijk het beste bij u past. Onderhandel over de juiste prijs door te verwijzen naar andere leveranciers, die u van lagere prijzen voorzagen.

Informatievoorziening in kaart brengen

Het realiseren van duurzaam voordeel ligt gecompliceerder. De kosten & opbrengsten, randvoorwaarden, organisatorische consequenties, de mening van uw 20/80 leveranciers/klanten en het aanbod van leveranciers en concurrenten moeten goed in kaart worden gebracht. Lees ook: Klantsegmentatie: Weet u wat uw klanten kosten en opbrengen?

De aanpak en de stappen die u moet uitvoeren worden hieronder kort toegelicht. In essentie moeten alle bottlenecks in de externe en interne processen en informatievoorziening met behulp van vragenlijsten op hoofdlijnen in kaart worden gebracht. Gebruik hierbij praktijkvoorbeelden uit verschillende branches om tot snelle inzichten te komen en het verband tussen korte en lange termijn oplossingen duidelijk te maken.

Focus op leveranciers en klanten

Hierbij moet de focus niet alleen liggen op kostenbesparingen, margevergrotingen en het behalen van operationele voordelen binnen uw eigen onderneming. Er moet tevens gefocust worden op het grotere geheel (uw belangrijkste leveranciers en klanten). Zij moeten vanaf de eerste dag hierbij worden betrokken. Openheid naar partners zorgt er voor dat de probleemgebieden zoals, toegang tot bedrijfsgevoelige/ concurrentiegevoelige data, bespreekbaar worden.

Een praktisch plan van aanpak

Integratie en elkaar inzicht geven in ieders kritische processen, zijn een zaak van vertrouwen. Om dit te realiseren zal er ook op soft- en hardware gebied een aantal integratieslagen plaatsvinden.

De kern is dat er een oplossing komt die werkt en geen softwarepakket waar uw bedrijfsprocessen op moeten worden aangepast. ICT/online is geen probleemoplosser. Mits goed toegepast kan het wel een dimensie toevoegen aan uw strategie. Het kan de samenwerking en uw portfolio versterken. De juiste keuzes en een praktisch plan van aanpak voor de uitvoering kan er voor zorgen dat u niet meer afhankelijk bent van softwareleveranciers. Hiermee onderscheidt u uzelf van uw concurrent en bouwt u een unieke positie in de keten op.

Resultaat van ketenintegratie

Analyse van de keten kan leiden tot de volgende resultaten:

  • Een analyse van uw interne en externe processen en bijbehorende informatie-, product- en communicatiestromen. Waarbij de focus ligt op bottlenecks/probleemgebieden die ontstaan tussen de verschillende partijen in uw leveringsketen (leveranciers, logistieke dienstverleners, klanten, etc.).
  • Direct te implementeren praktijkvoorbeelden, waarbij u leert van de fouten die anderen hebben gemaakt (70% van de implementaties mislukt door een onjuiste afstemming tussen softwarebouwers en gebruikers).
  • Een plan van aanpak met prioriteitenlijst incl. fasering en segmentering, kosten baten analyse, ROI en praktische haalbaarheid op de verschillende deelprocessen die u wilt integreren. Aan de hand van dit plan kunnen korte en langere termijn projecten opgestart worden om de voordelen te implementeren.
  • Een intern en extern draagvlak om de verbeteringen te implementeren. Kennis van personeel en management wordt vaak onderschat en bij veranderingen is het van belang dat de kennis die in de hoofden zit expliciet wordt gemaakt. Uw medewerkers en belangrijkste leveranciers en klanten worden vanaf dag 1 betrokken bij het geheel, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.
  • Een objectieve partner die u tijdens de implementatie kunt inzetten als integrator om de diverse deelbelangen en alle wederzijdse argumenten om te zetten in daadkrachtig projectmanagement.

Voorbeeld van concurrentiekracht ontwikkelen

Een voorbeeld van concurrentiekracht ontwikkelen dat doet spreken:

Productiebedrijf/groothandel in hydraulische componenten
Directeur Smilde van een productiebedrijf/groothandel in hydraulische componenten vertelt dat 40% van de verkopen vervangingsaankopen zijn. Gefocust op zijn eerder gemaakte opmerkingen over de onderbezetting van de binnendienst door de vele standaard vragen en zijn geautomatiseerde administratie, vertellen onze deskundigen dat een leverancier van automaterialen maandelijks een lijst uitdraait van allerlei componenten die bij zijn leveranciers moeten worden vervangen. Aan de hand van deze lijst verstuurt hij zijn klanten via e-mail een bericht dat binnenkort de componenten XYZ volgens het CE keurmerk vervangen moeten worden en sluit hierbij een offerte in die zijn klant alleen nog maar hoeft te ondertekenen.

Allereerst korte termijn besparingen realiseren
Aangezien bij de productie/groothandel Smilde dezelfde randvoorwaarden gelden, zal de heer Smilde zich wat de binnendienst betreft moeten focussen op de korte termijn besparingen:

  • Versturen van vervangingsoffertes en prijsinformatie per e-mail
    Dit is een eerste aanzet van voorraadmanagement. De klant hoeft dan ook niet meer bij te houden wanneer een product vervangen dient te worden en krijgt als het ware de offerte op een presenteerblaadje.
  • Versturen van tekeningen en productspecificaties per e-mail
    Het traject om te komen tot een definitief ontwerp duurt lang en is tijdrovend. Online documenten zijn snel aan te passen en geven een visualisatie.
  • Versturen van facturen en aanmaningen per e-mail
    Debiteurenbeheer is een kwestie van communiceren. E-mail kan hierbij worden ingezet als tool en bij een uniform format kan de klant deze gelijk inlezen in zijn systeem. Daarnaast worden porti en handelingskosten bespaard. Deze tijd kan nuttiger worden besteed.
  • Versturen van orderinformatie per e-mail
    De diverse stappen van een leveringsproces (bijv. toelevering, productie, assemblage, uitlevering, etc.) kunnen per e-mail worden gecommuniceerd, zodat de klant op de hoogte is van het proces en de binnendienst aanzienlijk minder vragen krijgt.

Kostenbesparing en meer motivatie personeel

Totaal (in)direct te realiseren voordelen per jaar na implementatie en aftrek van investeringen € 46.000,-. Een veel groter voordeel was, dat de medewerkers weer meer plezier in hun werk kregen en meer tijd hadden om klanten met advies te woord te staan. De implementatie van bovenstaande besparingen/verbeteringen gaf in het begin veel weerstand bij de medewerkers en klanten, maar toen de voordelen voor hun eigen positie duidelijk werden, werd het vertrouwen gewonnen.

Lange termijn verbeteringen in keten

Nader te onderzoeken lange termijn mogelijkheden voor besparingen/verbeteringen:

  • Online afwikkeling van ‘standaard vragen’
    Hoe kan een deel van deze vragen zoals voorraad, prijs, kenmerken, met behulp van een online beantwoordsysteem automatisch via telefoon, e-mail of website afgewikkeld worden? O.a. door koppeling van klantinformatie aan orderinformatie. De klant krijgt bij standaard antwoorden direct antwoord en de medewerkers kunnen zich concentreren op ondersteuning en advies aan de klanten.
  • Opzetten van een online productcatalogus voor standaard producten
    Een centrale productcatalogus opstellen, waarmee zowel geprinte als digitale catalogi in real-time kunnen worden samengesteld, zoals op maat product / klant combinaties, actuele beschrijvingen en prijzen, etc. Een op maat gemaakte catalogi met alleen artikelen die de klant nodig heeft en die meerdere keren paar jaar wordt geupdate.

Gedetailleerd onderzoek was vereist, waarbij de belangen van de 20/80 leveranciers en klanten in ogenschouw werden genomen, maar totaal (in)direct te realiseren voordelen per jaar na implementatie en aftrek van investeringen € 160.000,-.

Succesvolle koppeling productinformatie en klantinformatie

Grote bottleneck in het geheel was het uniformeren en digitaliseren van de productinformatie en de koppeling van deze informatie aan klantinformatie. De hoeveelheid tijd/moeite is enorm en externen kunnen hier niet in assisteren. Dit komt omdat de klant en productinformatiekennis bij de mensen in de organisatie zit. Toen de profielen eenmaal waren gekoppeld aan de producten, was de afdeling marketing in staat om elke segmentatie aan te brengen die zij wensten. Hierdoor werden er gerichte marketing en sales acties uitgevoerd.

Voordelen efficiënte aanpak

De eerder beschreven aanpak heeft een aantal duidelijke voordelen:
1. Snelle, maar gefundeerde aanpak neemt groot deel van de additionele workload bij uw medewerkers weg
Met kennis van zaken gericht schieten op de mogelijke integraties/besparingen, waarbij de belasting voor de medewerkers minimaal is.

2. Onafhankelijkheid
Op alle gebieden zijn de belangrijkste leveranciers bekend, maar de gebondenheid is er niet.

3. Objectiviteit
Als neutrale derde kunnen mogelijke belangenconflicten met klanten en leveranciers op een objectieve wijze geslecht worden.

4. Bedrijfskundig geweten en diverse cases stimuleert creatieve ideeën.
Doordat alle processen worden bestudeerd en aan de hand van cases kritisch worden bekeken, ontstaan er vaak slimme en handige ideeën om de zaken praktischer aan te pakken.

5. Praktijkvoorbeelden
De frisse blik van een gespecialiseerde buitenstaander met tal van praktijkvoorbeelden (bottlenecks en barriers).

6. Bedrijfskundige èn ICT kennis
Kennis van procesanalyse en ICT/online toepassingen. Veel consultants of softwareleveranciers zijn gericht op één van beide en hebben niet de kracht (verstrengelde belangen) om een traject van analyse tot aan daadwerkelijke realisatie op een objectieven en efficiënte wijze te begeleiden.

7. Verhoging van marge is leidend
Besparingen met behulp van ICT zijn het uitgangspunt, maar het vergroten van uw marges is het doel.

Meer concurrentiekracht in de keten ontwikkelen

Bedrijven kunnen op een fundamentele en tevens snelle manier bepalen of er meer concurrentiekracht in de keten te realiseren valt en op welke wijze men dit dan het best kan aanpakken.

Indien u meer informatie wilt hebben over de aanpak en stappen, maak dan gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Uw naam (verplicht)

Bedrijf (verplicht)

E-mailadres (verplicht)

Telefoonnummer (verplicht)